Prozessmanager - Einführung der elektronischen Akte

Eine digitale Verwaltung ist unabdingbar. Die Umsetzung der eGovernment-Gesetze des Bundes und der Länder, das Onlinezugangsgesetz oder auch das politische Ziel des Bundes, eine durchgängig elektronisch arbeitende Verwaltung vorzuhalten, bedingen unausweichlich der Einführung einer elektronischen Aktenführung.

Wenn Verwaltungen sich diesem Prozess stellen, sind organisatorische, personelle und finanzielle Voraussetzungen zu erfüllen, um Verwaltungsarbeit zu digitalisieren. Die E-Akte ist die Grundvoraussetzung.

Zielgruppe

• Fach- und Führungskräfte in privaten und öffentlichen Verwaltungsbereichen,
• Projektmanager, Mitarbeiter, die für die Einführung der E-Akte verantwortlich sind und dies umzusetzen haben

Ziele

Nach Abschluss des Seminars

• kennen Sie die Grundlagen zur Einführung einer elektronischen Akte
• können Sie Aufgaben gliedern sowie Aufgabenverteilungen und Funktionen analysieren
• sind Sie im Stande, Aufgaben, Prozesse und Prioritäten zu erheben
• kennen Sie Methoden zur Darstellung, Analyse und Optimierung von Prozessen

Inhalt

Module 1

• Weshalb E-Akte (Verwaltung 4.0)?
• Digitalisierung von Verwaltungsarbeiten
• Das Online-Zugangsgesetz
• Mobiles Arbeiten
• Interviewtechnik / Dokumentenanalyse

Module 2

• Aufgabenerhebung
• Aufgabenkritik
• ABC-Analyse
• Schätzung
• Mengen- und Zeiterhebung

Module 3

• Prozesserhebung, -gestaltung und -darstellung
• Vom IST zum SOLL – Prozessoptimierung
• Reorganisation
• Projektmanagement (Herangehensweise, Strategie, Arbeitsgruppen, Zeitschiene)
• Organisatorische Anforderungen (Dienstanweisungen, Aktenstruktur …)
• Technische Anforderungen (Netzwerk, Skalierung)

Module 4

• Abgrenzung (Email, E-Zusammenarbeit usw.)
• Zentraler oder dezentraler Scan, Festlegungen …
• Notwendige Konzepte - Einführungsphase
• Notwendige Konzepte - Betriebsphase
• Rechtliche Bedingungen (Dienstordnungen, …)

Trainer

• Ernesto Fabian, Dipl.-Verwaltungswirt (FH) & REFA-Betriebswirt für Organisation
• Ralf Fabian, Vo-c Verwaltungsorganisation und -controling

Termine

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